Aller mieux avec Pauline

Qui dit réussite, dit travailler mieux et plus vite. Qui travailler mieux et plus vite, dit rentabiliser son temps pour en perdre le moins possible et surtout en tirer une certaine valeur. Dans cet article, je partage avec vous certaines des meilleures astuces que j’ai pu trouver pour caser davantage de productivité dans une seule journée.

Contrairement à l’argent, le temps ne peut se « regagner » par la suite. Vous n’en avez qu’une quantité limitée dans cette vie, et personne ne peut prédire l’avenir. En fonction de votre but, il va donc falloir être intelligent et stratégique pour épurer votre vie de l’inutile, afin de vous focaliser sur ce que vous souhaitez réellement accomplir.

1. Se fixer des objectifs ambitieux et mesurables

Ne vous interdisez pas de rêver, dans les limites du monde réel en tout cas. N’hésitez pas à vous fixer des objectifs ambitieux, qui provoquent de l’excitation chez vous.

Idéalement, vos objectifs seront écrits noir sur blanc, sur une feuille de papier. Ils seront précis et mesurables, et délimités dans le temps (ex. je veux prendre ma retraite à cinquante ans).

Comme je l’ai lu quelque part (je ne sais plus qui était l’auteur), « les gens qui comptent les points ne jouent pas de la même manière« . C’est totalement vrai. Vos objectifs doivent être mesurables. Si vous écrivez des livres, notez le nombre de mots que vous rédigez et que vous devez avoir rédigé chaque semaine, mois ou année. Si vous voulez devenir un athlète, notez vos performances. Si vous voulez développer des revenus passifs, notez ce que vous gagnez à chaque instant.

Pour aller plus loin : lisez La semaine de 4 heures de Timothy Ferriss.

2. Des habitudes

Les habitudes sont un outil puissant pour développer une entreprise. La régularité et la persévérance sont cruciales. Cependant, il est assez difficile de garder une cadence suffisante si vous changez chaque jour de plan ou d’organisation. Faire toujours certaines choses au même moment de la journée ou de la semaine va vous épargner bien des décisions difficiles.

Pour aller plus loin, vous pouvez lire :

–             Atomic Habits de James Clear ;

–            Miracle Morning de Hal Elrod.

3. Un travail en profondeur

Vous pourriez être surpris du bon de productivité que vous ferez quand vous apprendre à vous aménager des séances de travail en profondeur, c’est-à-dire où vous vous focalisez sur une seule tâche avec toute votre attention, en éliminant toutes les distractions. Avec la même quantité de temps, vous accomplirez alors beaucoup plus.

Dans ce domaine, tous les coups sont permis ! Ne permettez à personne de déranger votre concentration. De nombreux outils sont disponibles pour assurer votre tranquillité. Vous pouvez mettre votre téléphone ou votre ordinateur en mode avion. Si vous avez quand même besoin d’Internet sur votre téléphone, alors activez le mode ne pas déranger. Sur Word, vous avez le mode focus qui vous permet de supprimer toutes les fioritures et d’avoir un écran épuré pour mieux vous concentrer.

Si vous n’en avez pas besoin lors de vos séances de travail, gardez votre téléphone hors de vue. Ne répondez ni aux emails, ni aux appels (sauf ceux qui vous laissent un message vocal et qui sont peut-être urgents), pendant ce temps.

Pour aller plus loin : lisez Deep Work de Cal Newport.

4. Déléguer ce qui peut l’être

Prenez un peu de temps pour analyser vos tâches à réaliser et réfléchissez à celle qui doivent absolument être réalisées par vous. Celles qui peuvent être réalisées par autrui (même de manière imparfaite) devraient être déléguées pour vous dégager du temps.

5. Refuser les distractions inutiles

Une des clés de la productivité est de diminuer la charge mentale et les tâches inutiles et peu productives. Cela passe par un désencombrement digital, matériel et mental. La plupart des gens ont l’impression de ne jamais avoir le temps de rien faire. Pourtant, il vous est sûrement déjà arrivé de finir la journée affalé sur le canapé, et de vous rendre compte trop tard que vous veniez de passer deux heures à scroller sur un réseau social ?

Lorsque cela se produit, ne vous dites-vous jamais: « Oh zut, en fait, j’aurais pu utiliser ces quelques heures pour avancer dans mes projets! » (Bien sûr, cela implique que vous soyez déjà arrivé au stade de vouloir faire autre chose de votre vie que du métro-boulot-dodo, comme je suppose que c’est le cas si vous naviguez sur ce blog.)

Arrangez-vous pour recevoir moins d’emails (désinscription systématique des listes inutiles), dites plus souvent non, désactivez les notifications qui ne sont pas nécessaires, passez parfois en mode avion, ne lisez et répondez à vos émails qu’une ou deux fois par jour (matin et midi, par exemple). Limitez le nombre d’onglets ouverts en même temps sur votre navigateur Internet.

Il est très facile de se laisser embarquer par une connaissance pour aller boire un petit café vite fait (qui vous fera perdre deux heures) ou simplement discuter sur le trottoir. Continuellement, notez ce qui vous a fait perdre du temps et cherchez à corriger la tendance.

6. Connaître ses priorités

Même si vous appliquez les autres conseils, le manque de priorisation des tâches va annuler les bénéfices obtenus. Si vous parvenez à dégager de généreuses quantités de temps, mais que vous investissez celui-ci ensuite dans les réseaux sociaux et la télévision, vous ne parviendrez pas très rapidement à vos objectifs !

Vous ne pourrez forcément pas faire tout ce que vous voulez, il va réellement falloir accepter cela et vous axer davantage sur les actions à haute valeur ajoutée, ou sur les actions qui vous apportent la plus grande part de résultat (loi de Pareto : 20% des efforts rapportent 80% des résultats). Plus vous supprimerez de tâches inutiles et/ou inefficaces (même si elles sont agréables !), mieux cela vaudra pour vous.

Pour prioriser les tâches et actions, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower.

C’est une méthode très facile dans laquelle vous allez classifier vos tâches à réaliser en fonction de deux questions :

1)       La tâche est-elle urgente ? Oui/non.

2)       La tâche est-elle importante ? Oui/non

Vous allez ensuite créer un tableau, qui est donc la fameuse matrice d’Eisenhower et qui ressemble à ceci :

	Important	Pas important
Urgent	À faire immédiatement.	À déléguer rapidement.
Pas urgent	À planifier car importante pour les objectifs à long terme.	À supprimer complètement.

Les décisions concernant les petites choses sans importance devraient se prendre vite et sans tergiverser. Cela n’a pas d’importance, de toute façon !

Pour aller plus loin : L’autoroute du millionnaire de M.J. DeMarco.

7. Simplicité, minimalisme et rangement à tous niveaux

Une des choses qui aide le plus lorsqu’on a d’importants objectifs à atteindre, c’est la simplicité et le dégagement de votre environnement (bureau, boîte mail, maison). J’en ai déjà parlé dans d’autres articles, je ne vais donc pas trop m’étendre sur ce point.

8. Optimiser la technologie

L’agenda numérique

Personnellement, je privilégie un agenda numérique de type Google (mais il en existe bien d’autres), car tout est centralisé au même endroit, peut être retéléchargé en cas de perte de votre téléphone, et puis les tâches peuvent être mises plus facilement en évidence (ex. blocs de couleurs différentes) ou modifiées en un tour de main.

Écouter vos vidéos et podcasts en accéléré

Comme la plupart des gens, vous allez sûrement sur des plateformes de vidéos en ligne telles que YouTube pour vous instruire. En effet, de nombreux utilisateurs y téléchargent un contenu de qualité disponible gratuitement, et l’on peut apprendre énormément grâce à cela. Il serait donc triste de s’en priver. 

Cependant, vous aurez vite remarqué que les créateurs de contenus enregistrent beaucoup de vidéos qui ne sont pas toujours très concentrées en information, pour avoir des heures de visionnage ou pour pouvoir placer plus de pubs. Visionner en accéléré permet de passer par exemple vingt minutes au lieu de quarante à regarder une vidéo.

En lisant le livre Devenir rentier grâce à l’immobilier en partant de rien de Christopher Wangen, j’ai glané cette habitude de l’auteur, qui explique écouter les vidéos en vitesse x2 pour gagner plus de temps. Curieuse, j’ai mis cela en application et je me suis rendu compte que c’était tout à fait possible de suivre une vidéo à cette vitesse, car la plupart sont réalisées en parlant assez lentement pour davantage de clarté.

Je vous conseille vraiment de faire pareil. Personnellement, cette habitude représente un gain de temps énorme dans ma vie quotidienne. Il est moins agréable d’écouter les gens parler en accéléré, mais quand on regarde cela d’un point de vue de productivité, cela fait sens.

L’intelligence artificielle

Utiliser des outils comme ChatGPT (chatgpt.com) ou Deep Seek peut vous faire gagner une quantité très précieuse de temps. J’ai récemment découvert ces outils et je m’en sers pour engranger rapidement de l’information.

La dictée vocale

Si vous avez de grandes quantités de textes à taper et à gérer, la dictée vocale peut être une solution, bien qu’elle demande souvent une relecture et de multiples corrections.

L’automatisation

Toutes les tâches répétitives, ou une grande partie d’entre elles, peuvent être automatisées et réalisées par des machines pour que vous n’ayez plus à y penser. On peut mentionner par exemple les domiciliations pour paiements, les rappels, la publication planifiée d’articles de blog ou de vidéos YouTube dans le futur, etc.

Vous pouvez aussi générer certains documents automatiquement ou en tout cas vous aider de modèles préconçus (« templates »).

9. Le time blocking et la méthode MIT (Most Important Task) 

La veille au soir, votre journée du lendemain doit être planifiée et ficelée. Vous devez avoir défini vos grands objectifs du jour (matin, midi, après-midi). Cela doit se faire de manière réaliste. Vous pouvez même préparer votre bureau dès la veille au soir, avec le matériel qui vous sera nécessaire à ce moment-là. Revoir ses objectifs de la semaine chaque dimanche, et faire le bilan des accomplissements de la semaine également.

Le principe du time-blocking, c’est de décider, la veille au soir, des trois grandes tâches que vous réalisez le lendemain, en décidant à quel moment vous vous y attèlerez (bloquer des plages dans votre agenda). Pour chacune, bloquez 60 à 90 minutes (ou plus, si nécessaire).

La méthode MIT, c’est commencer la journée par les trois tâches les plus importantes. De préférence, commencez la journée par la tâche la plus difficile ou la plus importante, celle qui aura le plus d’impact.

Pour mieux planifier votre temps, vous pouvez chronométrer le temps passé à réaliser vos tâches, afin de pouvoir vous fixer ensuite une durée de réalisation que vous devez respecter la prochaine fois que vous réalisez des tâches similaires.

Pour aller plus loin : La vingt-cinquième heure de Guillaume Declair et al.

10. Ne pas chercher la perfection

Beaucoup de temps est gaspillé dans la recherche de la perfection et la focalisation sur les détails qui s’ensuit, alors que la différence de résultat ne cherche pratiquement rien à votre niveau de réussite !

11. La règle des deux minutes

De manière générale, si une tâche dure moins de deux minutes, terminez-la directement. Le temps que vous passerez à y penser et à vous en rappeler constamment va vous coûter bien plus de temps, pour finir.

12. Une bonne hygiène de vie

Certains disent que le sommeil est une perte de temps, mais cela n’est pas totalement vrai. Une personne bien reposée va réfléchir plus rapidement et plus clairement. Finalement, le même travail sera mieux réalisé et plus vite que par quelqu’un de totalement épuisé qui ne dort pas du tout.

Attention, petite parenthèse : l’entrepreneur débutant va certainement devoir faire, certaines nuit, l’impasse sur le sommeil pour boucler un projet. Mais ce manque de sommeil ne doit pas survenir tous les jours, et il doit être compensé par des phases plus calme pour permettre à votre cerveau de tenir le coup !

L’alimentation, l’hydratation et l’exercice sont eux aussi primordiaux, bien entendu. Faire des pauses est également utile, avec des moments réguliers de réflexion.